國(guó)際貿(mào)易涉及多種文件，例如商業(yè)文件、財(cái)務(wù)文件、運(yùn)輸單據(jù)、保險(xiǎn)文件及其他與國(guó)際貿(mào)易有關(guān)的文件。在處理付運(yùn)的出口貨品時(shí)，可簽訂多達(dá)四種合約：出口銷售合約、運(yùn)輸合約、財(cái)務(wù)合約、貨物保險(xiǎn)合約。因此，必須認(rèn)識(shí)各種文件的功能及其在國(guó)際貿(mào)易中的用途。
報(bào)價(jià)單：這是售貨的報(bào)價(jià)，應(yīng)清楚說(shuō)明價(jià)錢(qián)、品質(zhì)詳情、貨品數(shù)量、貿(mào)易條款、交貨條件、付款方式。
負(fù)責(zé)擬備文件者：出口商
銷售合約：這是買方與賣方之間的合約，訂明交易細(xì)則，具法律約束力，因此在簽署前最好先征詢法律意見(jiàn)。
負(fù)責(zé)擬備文件者： 出口商及進(jìn)口商
估價(jià)發(fā)票：這是貨物付運(yùn)時(shí)由供應(yīng)商提供的發(fā)票，作用是通知買家即將付運(yùn)商品的種類、數(shù)量、價(jià)值及進(jìn)口規(guī)格（重量、大小及類似的特點(diǎn)）。估價(jià)發(fā)票不是用來(lái)要求買方付款的，但可用于申請(qǐng)進(jìn)口證、安排外匯或其他財(cái)務(wù)安排。
負(fù)責(zé)擬備文件者： 出口商
商業(yè)發(fā)票：這是出口商要求進(jìn)口商根據(jù)銷售合約支付貨款的正式文件。商業(yè)發(fā)票應(yīng)說(shuō)明所售貨品的詳情、付款方式及貿(mào)易條款。商業(yè)發(fā)票也在貨品清關(guān)時(shí)使用，有時(shí)供進(jìn)口商安排外匯時(shí)使用。
負(fù)責(zé)擬備文件者：出口商
裝箱單：詳列付運(yùn)貨品裝箱資料的文件。
負(fù)責(zé)擬備文件者：出口商
檢驗(yàn)證明書(shū)： 由獨(dú)立公證人（檢驗(yàn)公司）或出口商就買方或有關(guān)國(guó)家要求的付運(yùn)貨品規(guī)格（包括品質(zhì)、數(shù)量及/或價(jià)錢(qián)等）發(fā)出的報(bào)告。
負(fù)責(zé)擬備文件者：檢驗(yàn)公司或出口商
保險(xiǎn)單/保險(xiǎn)證明書(shū),分保單：保險(xiǎn)單是證明付運(yùn)貨品已投保的保險(xiǎn)文件，詳述有關(guān)保險(xiǎn)額的資料。保險(xiǎn)證明書(shū)證明付運(yùn)貨品已受保于某一開(kāi)口保單，保障貨品在付運(yùn)途中免受損失或損害。
負(fù)責(zé)擬備文件者： 保險(xiǎn)公司/保險(xiǎn)代理商/保險(xiǎn)經(jīng)紀(jì) 外 貿(mào) 知 識(shí)
產(chǎn)品測(cè)試證明書(shū)：這是證明產(chǎn)品在品質(zhì)、安全、規(guī)格等各方面均符合國(guó)際或個(gè)別國(guó)家技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的證明書(shū)。
負(fù)責(zé)擬備文件者： 獲認(rèn)可的實(shí)驗(yàn)所
衛(wèi)生證明書(shū)：這是在出口農(nóng)產(chǎn)品或食品時(shí)，由主管國(guó)家發(fā)出的文件，證明農(nóng)產(chǎn)品或食品符合出口國(guó)的有關(guān)法例，以及在付運(yùn)前檢驗(yàn)時(shí)完整無(wú)損、適合人食用。
負(fù)責(zé)擬備文件者： 出口商
植物檢疫證：國(guó)際間通常規(guī)定進(jìn)口的植物或種植物料須附有出口國(guó)發(fā)出的植物檢疫證，證明付運(yùn)貨品大致上沒(méi)有疾病或害蟲(chóng)，并符合進(jìn)口國(guó)現(xiàn)行的植物檢疫規(guī)例。在香港應(yīng)向漁農(nóng)處申請(qǐng)植物檢疫證。
負(fù)責(zé)擬備文件者： 出口商
熏蒸證書(shū)：這是蟲(chóng)害防治證明書(shū)，證明有關(guān)產(chǎn)品已經(jīng)過(guò)獲認(rèn)可的熏蒸服務(wù)商所提供的檢疫及付運(yùn)前熏蒸程序。美國(guó)、加拿大和英國(guó)的海關(guān)都要求來(lái)自香港及中國(guó)大陸的實(shí)木包裝材料附有熏蒸證書(shū)。
負(fù)責(zé)擬備文件者： 出口商
暫時(shí)過(guò)境證： 這是國(guó)際海關(guān)文件，用來(lái)申請(qǐng)將貨品（如國(guó)際交易會(huì)的展品、貨辦及專業(yè)設(shè)備）暫時(shí)運(yùn)進(jìn)《暫時(shí)過(guò)境證海關(guān)公約》的締約國(guó)時(shí)免繳關(guān)稅。
負(fù)責(zé)擬備文件者： 出口商
領(lǐng)事發(fā)票：這是有些國(guó)家要求的文件，載明付運(yùn)貨品的詳情，例如托運(yùn)人、收貨人、價(jià)值說(shuō)明等。這文件由駐外國(guó)領(lǐng)事館人員簽署證明，供該國(guó)海關(guān)人員核實(shí)付運(yùn)貨品的價(jià)值、數(shù)量及性質(zhì)。